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成功者的筆記本都記些什麼?實踐篇

內容

成功者的筆記本都記些什麼?實踐篇
2011-04-26 中時樂活 作者:美崎榮一郎
◎作者介紹/超級上班族──美崎榮一郎
 1971年出生。大阪府立大學大學院工學研究科畢業後,一直任職於花王株式會社。設計&親自參與製作的商品領域相當廣泛,從Attack、New Beads、Wide Haiter等的日用品系列到化粧品牌Raycious、Fine Fit皆有涉獵,以專案負責人的身分推動自家公司的資源與其他公司之間的合作,開發商品。與Nikon共同開發的多視角影像解析系統也獲電視台或新聞媒體爭相報導。
 除了為一介上班族之外,同時也積極地與個人業務沒有直接關係的公司外部的商務人士一起舉辦讀書會和交流會,NHK等的多家電視台、電台、雜誌、書籍等皆競相報導活動。透過舉辦築地早餐會等各種早餐會、提供商社務人士資訊交流的讀書會,每個月聚集了超過150名的社會人士,構築起了超過1000名的業外網絡。因為在各行各業都擁有廣大的人脈,因此被尊為「超級上班族」。《成功者的筆記本都記些什麼?》成為暢銷書,在2010年商業用書大賞中被評選為第一名。

◎內容介紹
 成功的人做筆記是為了「忘記」內容!好讓大腦空出記憶體!有效率的人做筆記是隨時「作弊」!快速掌握思考過程!懂得生活的人做筆記,可以讓消費變儲蓄!25個筆記本實例,創造革命性筆記實踐術!
 綜合上百本筆記本內容,提出25個代表性個案,記筆記有什麼症狀盲點全都告訴你!!
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     前言

     ◎尋找屬於自己的「正確解答」

     工作筆記本的記錄方式是沒有正確解答的。

     筆記本以什麼方式來記錄都無所謂。因為並沒有任何一種正確的解答是符合所有人的需求的。但是,屬於你個人的筆記本的記錄方式卻是有「正確解答」的。

     可以讓你持續記筆記的方法就是你個人的「正確解答」。如果沒能持續,只要改變方法即可;而能夠持續的人則只要溫故知新,提升自我就好了。本書討論的便是關於這方面的啟發。

     前一部作品《成功者的筆記本都記些什麼?》託大家的福,獲得許多讀者的好評,成為暢銷書。而且被遴選為「二○一○商業叢書大賞」的第一名。再度感謝大家的大力支持。

     在前一部作品當中,我介紹了使用母艦筆記本、記事筆記本、行程筆記本三本筆記本的筆記術。這是我記筆記的方法。

     但是,我的筆記術對其他人而言並不就是可以如法炮製的正確解答。充其量只是用來改善的啟示而已。基於這種考量,在我的前一部作品中,我用了許多篇幅針對可能可以讓許多讀者採用的手法做了解說。

     結果,許多讀者在部落格或推特網站上針對他們採用的筆記術提出報告,或者在演講會等場合碰面時直接跟我對話。就這樣,在書籍出版之後,我可以實際看到各行各業的社會人士的筆記本的機會大大地增加了。

     於是我得到了一個結論──有很多讀者渴求閱讀比我在前一部作品中所寫的更高層級的內容,也有不少讀者希望我在討論有深度的筆記術之前,能針對筆記術的基礎多做一點說明。拜此之賜,我了解到各種不同的筆記術的事例,我想把這些事例作為提升自己的筆記術技能的契機,遂決定提筆寫下本書。

     ◎根據二十五名社會人士的真實事例來構築

     我本著「能介紹多少事例就介紹多少事例」的想法,在本書中,獲得各種業別、職業經歷、社會經歷的社會人士們的協助。

     我決定書籍內容的寫法是實際參考這些社會人士的筆記本,同時以筆記課程或諮詢的手法來尋找該人士的筆記需要改善的地方。

     我聆聽這二十五名社會人士每一個人的現狀,並針對個人需求提供建議,以這些真實事例為基礎構成內文重點。在我要求刊載實際的筆記內容時,承蒙大家的熱烈協助。在此衷心地對協助我採訪寫作的各位表達謝意。

     此外本書還以專欄的方式介紹名人的筆記本。

     在前一部作品出版之後,我有幸有參閱各行各業名人的筆記本的機會,因此想利用這個機會,與各位讀者共享情報。這些情報都是平常難得一見的,但是我覺得成功人士的筆記本當中有很多值得我們學習的地方。

     ◎分三種類型來介紹筆記本

     社會人士的筆記本大致可以分成三類。

     1.工作筆記本

     2.讓自己有成長機會的筆記本

     3.生活日記式的筆記本

     在本書中,將筆記本分成這三類,以相片來顯示各類筆記本的實際事例,同時做詳盡的說明。

     第一章討論的是工作筆記本。本章的份量最多,佔有很多篇幅。

     內容除了提示具體的畫面之外,還同時說明如何書寫議事錄?如何保留工作記錄?

     此外,有些部分是把焦點放在手法和know-how上,以說明如何挪出筆記本的空間?如何建立筆記本的檢索性等。書中以範例的形式呈現八名社會人士的筆記本,這些社會人士包括沒有寫筆記本習慣的人以及嘗試過各種筆記術的人,希望能讓讀者學習到筆記術的基本應用技巧。

     此外,在聽取了許多讀者的意見之後,我發現有很多人會使用影印失敗的紙張背面(廢紙)來代替備忘紙,寫完就丟,這讓我感到非常驚訝。事實上,這種做法是非常危險的事情。因為丟掉的不是備忘紙,而是自己的經驗。沒有保留自己的工作記錄就很難把工作的經驗儲存在自己的腦袋裡面。

     我把這種人稱為「廢紙症候群」。不只是「廢紙症候群」的人,明明很努力地工作,卻始終得不到好結果,感受不到有成長感的人一定在某個地方出了問題。請在閱讀本書的同時,嘗試將可望實行的部分付諸行動。

     第二章的重點在討論工作筆記本的應用技巧。我個人認為,除了筆記本的內容之外,也在筆記本的外觀上下工夫的事例、活用高級筆記本,凸顯個人風格的使用方法等也都是非常重要的筆記術。

     筆記本的記述方法當然也有很多應用技巧。本章節提示了利用心智圖(mind map)來提升處理信件的效率的技巧、快速地記錄議事錄的Cornell Method的技巧等更高一級的筆記術。

     第三章中介紹為了磨練自我而勤做筆記的人的事例,同時也針對記錄、活用學習過程的筆記術做一解說。

     社會人士並沒有被迫一定要從事學習。沒有老師會檢查筆記本,也沒有定期的考試。正因為如此,更需要將吸收進腦袋的學習內容「具象化」在筆記本上,使之具體成形。這就是明確地回收之前的自我投資的方法。隨時自我提醒,讓自我投資有結果是很重要的事情。

     第四章討論的是生活日記式的筆記本。為了方便日後能夠回顧自己做過的事情,唯一的方法就是自行記錄。即便是簡單的記錄,應該也會成為對你而言頗具價值的東西。本章除了介紹記錄自己的行動或思考的軌跡的筆記本之外,同時也針對筆記術做一說明。

     ◎你自己決定如何採用筆記術

     這是我個人對讀者在閱讀本書時的一個要求。請在閱讀時盡可能具體地意識到自己的工作或個人生活中的課題。如此一來,應該可以找到某些啟示。

     我要再度重申,筆記術是沒有一個正確解答的。如何採用,端看各位讀者各自的意識而定。

     同樣職種的人、同一年代的人、以同一種方式記筆記的人、實踐個人有興趣的筆記術的人……任何種類的交集都無所謂。希望大家都能從本書中找到自己可望做到的事情、當下可以立即採用的技巧、可望持續下去的筆記術。而且請務必要確實實行。

     我們沒有必要使用艱澀的技巧,只要自己做得到的就可以了。而且也請你努力嘗試創造出屬於個人風格的筆記術。

     如此一來,你應該就會得到屬於你自己的「結果」。
精選內容》成功者的筆記本都記些什麼?實踐篇Ⅱ
2011-04-26 中時樂活 作者:美崎榮一郎
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     脫離「廢紙症候群」

     (B先生/會計職務/20幾歲/男性)

     負責會計職務的B先生習慣使用A4的廢紙來做備忘,卻因為這種做法無法儲存資料而感到苦惱不已。然而讓人覺得真正可惜的不是廢紙,而是「經驗」就這樣被丟棄了。

     ■使用廢紙的人幾乎都沒有回顧筆記本的習慣

     B:我從事會計的工作。基本上我是把工作上需要的備忘和商討的內容等隨手寫在廢紙上。我的困擾是,因為使用廢紙來做備忘,所以無法有體系地儲存下來。因為手邊沒有留存的資料,所以總要花一些時間去回想之前做了什麼事。事後也沒能回頭審視筆記本。

     美:各位,為什麼要使用廢紙啊(苦笑)?

     B:因為廢紙隨手可得啊(笑)。不用太可惜了呀。

     美:可惜的是你丟棄了自己的經驗啊。就算你不用廢紙,只要回收再生,還是會 變回成紙張吧?

     我也有一段時期會把資料寫在廢紙上,但是寫在廢紙上就絕對會隨便亂丟。寫在廢紙上的東西是無法長期保留的。廢紙的保密工作多半都不是很縝密,列印在上頭的資料事實上是不能為外界知悉的(笑)。關於這方面應該謹慎處理,這比你把資料寫在廢紙上一事本身更重要。

     B:有時候我會把數字列印在廢紙上,如果那是正式公佈之前的資料可能茲事體大,所以我不會隨身攜帶。寫在廢紙上的東西我會當場在公司裡面處理掉。

     美:既然如此,那乾脆寫在筆記本上要好很多啊。

     B:說的也是。但是我好像總會不自覺地有「筆記本一定要寫得工整美觀才行」的想法,也許太過神經質不是什麼好事。但我總覺得,廢紙就可以隨手塗鴉。

     美:你也許可以試著改用沒有底紋,紙質也接近廢紙的筆記本。

     B:廢紙的尺寸也很重要,我覺得比較好寫。這麼說來,應該是用A4大小的筆記本吧?

     美:那就嘗試使用A4的穿孔環狀筆記本吧?A4大小的裝訂筆記本一打開來不就變成A3大小,也未免太大了吧?選用穿孔環狀筆記本時,單面就是A4大小了。我想你可以嘗試營造一種像是寫在廢紙上的那種情境。

     B:另外的問題就是我想營造一個讓自己會去回顧筆記本的狀況。既然花了那麼多心思記筆記,如果沒有做回顧,那就沒有什麼意義了。

     美:你認為什麼時候回顧筆記本最恰當?

     B:一個月一次左右,譬如在公司的會計工作截止之後。

     美:無法如期回顧筆記本內容的人可以當場將便利貼貼在事後必須回顧的內容上。如此一來就會提醒自己「這是什麼啊?」也就是說,因為注意到便利貼的存在,因而採取了回顧的行動。只要事先設定在某種機會下「審視這裡」的自我規定就可以了。

     另外一件很重要的事情是,「要當場貼好」便利貼。千萬不要有「事後再貼就好」的想法,因為以常情來說,一定做不到這一點。所以,筆記本裡必須隨時準備好便利貼。開始使用新筆記本時,一定要事先將便利貼貼附在封面內面,以備隨時可用。

     此外,下一點工夫來保持回顧筆記本的動機也許會比較好些。目前你好像沒有回顧筆記本的習慣,也沒有將之記錄在手冊上的習慣,所以如果現在突然開始做這項作業,可能會產生挫折感哦。

     B:我的解決辦法是先貼上便利貼,提醒自己記得去回顧。還有要把是否回顧過 筆記本一事記錄在某樣東西上,對吧?

     美:還有,不要再寫在廢紙上了(笑)。

     ■記錄在筆記本上,可以回顧自己的「經驗」

     這是典型的「廢紙症候群」。會計這種工作需要列印大量的資料,因此影印錯誤的狀況必然地會增加。會計部門同時也是率先倡導「削減經費」的部門(笑),所以總會覺得要丟掉這些紙張太可惜,難免就想拿來當廢紙使用。我可以理解這種想法,但是,列印錯誤的紙張還是立刻放進碎紙機處理掉為佳。

     我相信有很多公司都會在列表機或影印機旁邊設置一個「廢紙放置處」。大家都會隨手從裡面拿紙來使用,然而有多少人會在當時一一去確認列印在上頭的內容呢?說起來是很極端,但是,這樣做的結果是為了省下區區十日圓的紙張費用,結果卻衍生出了資料外洩的風險。

     不宜使用廢紙的更重要理由是,完全無法保留自己的經驗。鮮少有人會有心想要好好保管廢紙的。結果往往會當成「不要的東西」處理掉了。

     但是,每天的工作累積才能儲存自己的經驗。工作上備忘下來的內容事後都還能派上用場,偏偏卻這樣被丟棄了。本來記錄下來的資料就變成無所本的東西了。說起來實在太可惜了。

     以基本作業為主的工作、透過電腦進行的作業越多的人越有使用廢紙的傾向。一般人都有一種想法──這只是基本作業,只要做個備忘就OK了;電腦裡面留有記錄,所以不需要再以紙張的形式保管起來,但是這種心態對你的經歷而言卻沒有助益。

     在現在這樣的時代環境當中,沒有人知道公司的將來會有什麼樣的變化。此時最重要的便是自己的經驗和技能。如果這些東西都只保存在公司的電腦裡的話,你想會有什麼後果?你不會感到困擾嗎?

     我覺得,即便是基本作業,那也是自己耗費心力所做的事情。記錄下自己的所作所為就可以看到自我的成長,如果沒有記錄,要牢牢記住這些經驗就是一件高難度的事情了。

     我建議B先生抱著和寫在廢紙上的相同感覺轉而寫在筆記本上的理由就在這裡。寫在筆記本上的工作的累積可以把你的經驗「視覺化」。日後要回顧也就簡單多了。

     動不動就喜歡把資料寫在廢紙上的人請努力地把寫在廢紙上的習慣慢慢地轉變成寫在筆記本上的習慣。寫在筆記本上和寫在廢紙上是截然不同的,方便日後回顧。你可以一邊參考過去的作法,一邊檢討如何才能改善現狀。這就是「記錄」這個作業所具備的力量。這麼一來應該可以比靠頭腦去想像、去推動工作更能快速地得到好結果。

     此外,我覺得使用廢紙的人幾乎都沒有回顧的習慣。要養成回顧的習慣,訣竅就在於寫在筆記本上時如果覺得這是很重要的事情,就立刻貼上便利貼。將便利貼貼在筆記本的封面內側,以便隨時使用,這是非常方便的作法。

     希望各位能脫離使用廢紙的階段,把自己的經驗寫在筆記本當中儲存起來。

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